Membangun brand awareness serta brand identity bagi suatu perusahaan bisnis menjadi hal yang penting. Tanpa keduanya, perusahaan bisnis cenderung sulit menggaet calon pelanggan serta mempromosikan produk. Salah satu cara ampuh meningkatkan brand awareness yaitu lewat penggunaan email bisnis.
Email bisnis yang menggunakan domain pribadi bisa memberikan kesan pertama bahwa perusahaan tersebut kredibel dan profesional. Sebenarnya, apa saja kelebihan dan kekurangan dari email bisnis? Simak penjelasannya berikut ini.
Contents
Apa itu Email Bisnis?
Email bisnis adalah alat komunikasi yang khusus digunakan untuk berinteraksi dengan rekan kerja, klien, satu tim, pelanggan dan semua pihak yang berhubungan dengan bisnis yang dijalankan. Umumnya, email bisnis menggunakan format domain khusus perusahaan. Sedangkan email pribadi menggunakan nama domain yang biasa disediakan oleh penyedia layanan email. Sedangkan email bisnis menggunakan domain sendiri atau nama perusahaan.
Di era digital seperti saat ini, kegiatan korespondensi atau saling menukar dokumen semakin mudah dilakukan. Dengan memanfaatkan email bisnis, maka anda bisa bertukar informasi, menjadwalkan meeting, membagikan dokumen, mengirimkan report sampai dengan menghubungi para klien dengan mudah.
Email anda tidak akan dikategorikan sebagai spam karena email bisnis biasanya menggunakan domain yang bisa meningkatkan kredibilitas. Email bisnis seringkali digunakan sebagai media untuk mengarsipkan file dan dokumen penting perusahaan. Karena jika anda membeli domain email pribadi maka kapasitas penyimpanan yang disediakan lebih besar. Ada berbagai jenis email seperti email marketing, email bisnis dan newsletter.
Perbedaan Email Bisnis dan Newsletter
Newsletter adalah salah satu bagian dari email marketing. Newsletter dalam Bahasa Indonesia, newsletter disebut juga dengan Buletin. Pengertian dari newsletter adalah alat komunikasi yang bisa menjembatani perusahan atau brand dengan pelanggan untuk membagikan informasi penting dan menarik terkait dengan produk perusahaan secara rutin.
Perbedaan mendasar antara email bisnis dan newsletter pada fungsi keduanya. Email bisnis lebih fleksibel karena bisa digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan (berkomunikasi serta mengirimkan file antar rekan kerja) ataupun kebutuhan eksternal perusahaan (menjalan komunikasi dengan pelanggan atau klien luar).
Newsletter hanya khusus untuk kebutuhan eksternal saja khususnya menjalin komunikasi dengan konsumen dan pelanggan. Namun email bisnis dan newsletter punya kesamaan dalam hal domain yang digunakan. Kedua jenis email sama-sama menggunakan domain pribadi perusahaan.
Kelebihan Email Bisnis
Beberapa kelebihan email bisnis antara lain:
1. Membentuk Kredibilitas serta Profesionalitas Brand
Menggunakan email bisnis dapat membangun kepercayaan pelanggan serta menyebarkan brand awareness supaya mereka semakin mengenal brand kita. Selain itu, hal itu juga bisa menghindarkan email yang kita kirimkan dianggap sebagai spam oleh pelanggan atau rekan bisnis.
Kelebihan email bisnis adalah membentuk kredibilitas serta profesionalitas brand. Perusahaan atau brand yang menggunakan domain email pribadi lebih profesional dan tidak abal-abal. Ketika menggunakan email biasa, maka pelanggan akan merasa bahwa perusahaan kurang serius dalam menjalankan bisnis mereka sehingga tidak bisa membeli email hosting untuk menunjukkan brand identity.
Kekurangan Email Bisnis
| No | Kekurangan Email Bisnis |
| 1 | Membutuhkan anggaran biaya tertentu |
| 2 | Infrastruktur yang rumit |
| 3 | Membutuhkan keahlian management server |
2. Punya Kapasitas Penyimpanan Data yang Besar
Kelebihan selanjutnya dari email bisnis yaitu terkait dengan kapasitas penyimpanan data. Karena email bisnis biasanya didapatkan lewat hosting yang punya biaya berlangganan cukup mahal maka fasilitas dan fitur yang didapatkan sangat lengkap serta profesional.
Salah satu fasilitas yang bisa dinikmati oleh pengguna layanan email bisnis yaitu kapasitas penyimpanan data yang sangat besar sampai 25 GB. Selain itu, media penyimpanan pada email bisnis juga dilengkapi dengan fasilitas security and anti spam yang handal serta akurat.
Sedangkan jika menggunakan email biasa, anda hanya akan mendapatkan kapasitas penyimpanan beberapa GB saja. Bahkan saat ingin mengirimkan data lewat email, ukuran data yang terkirim terbatas maksimal hanya beberapa puluh mb saja.
Kalau perusahaan yang sedang anda jalankan membutuhkan proses pertukaran data dengan kapasitas yang masig maka segera beralih menggunakan email hosting untuk bisnis.
3. Punya Fasilitas dan Fitur yang Memadai dan Lengkap
Seperti yang sebelumnya sudah disinggung pada pembahasan sebelumnya bahwa email bisnis diliputi oleh berbagai fasilitas yang sangat eksklusif dan premium. Itu yang menjadi salah satu kelebihan email bisnis.
Beberapa fasilitas andalan yang disediakan oleh email bisnis yaitu bisa berkolaborasi antar tim untuk membagikan file seperti tugas, calendar, dan catatan lebih fleksibel dalam melakukan sinkronisasi berbagai perangkat, fitur keamanan dan anti spam, kapasitas penyimpanan data sampai 25GB SSD, menyediakan fitur backup dan bisa mengkonfigurasi Ms. Outlook dan masih banyak lagi lainnya.
4. Bisa Diakses Lewat Berbagai Perangkat
Kelebihan email bisnis lain yang tidak kalah menarik adalah fleksibel untuk diakses pada semua perangkat mulai dari browser (Mozilla, Chrome, Safari dan lainnya), device (tablet, laptop, computer) hingga berbagai email client.
Email bisnis saat ini sudah meneraplan teknologi yang canggih seperti IMAP dan POP3. Kedua teknologi ini bisa membantu proses otomasi data untuk langsung bisa terdownload ke storage kita. Teknologi yang dimiliki juga bisa digunakan untuk menyalin data secara otomatis dari server ke perangkat yang tertaut.
FAQ
Apa bedanya email pribadi dan bisnis?
-Perbedaan utama di antara mereka adalah jenis akun dan beberapa fitur lain seperti di akun Gmail pribadi yang dikelola hanya oleh orang itu sendiri, sementara di Gmail bisnis membantu pengguna yang berbeda untuk datang dalam satu platform dan mendapatkan akses ke semua layanan dan produk Google.
Layanan email gratis apa saja?
-Gmail, Yandex Mail, ProtonMail, AOL, Zoho Mail.